¿De qué forma se protege la información personal al facturar y emitir nóminas electrónicas?

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  • Al almacenar documentos en la Nube se cuenta con ventajas como delimitar quién y de qué forma se accede a cierta información privada.

Si bien cada vez es mayor el número de personas que le ha perdido el miedo al mundo digital y se ha motivado a descubrir sus múltiples ventajas, la vulnerabilidad de los datos e información personal sigue siendo uno de los puntos que más genera preocupación en los procesos de transformación tecnológica.

Sin duda, en la medida en que avanzan las soluciones automatizadas y digitales, los delitos cibernéticos también toman ventaja, por lo que las empresas de tecnología están en la obligación de asegurar una total protección de punto a punto en cualquier gestión digital.

Siigo, como proveedor de tecnología en la Nube para pymes, no solo busca optimizar la operación administrativa y contable de los empresarios, sino también crear un ecosistema digital totalmente íntegro en el que empresarios, contadores y clientes cada vez se sientan más seguros y cómodos.

Entonces, ¿de qué forma un recurso digital empresarial como lo es una firma digital, factura o nómina electrónica garantizan las condiciones de seguridad necesarias para trabajar con tranquilidad?

Saber diferenciar una firma digital de una electrónica es clave en ciberseguridad

A pesar de que la firma electrónica, al igual que una manuscrita, se utiliza para identificar o autorizar un documento, esta no asegura la protección de la información, por lo que se han creado instrumentos que cumplen el papel de “candados de seguridad en línea” para autenticar, pero también proteger documentación de gran valor como facturas o declaraciones tributarias.

Uno de estos es la firma o certificado digital que busca la veracidad y legalidad de la información por medio de un procedimiento de encriptación en el que los datos solo se pueden leer o manipular con una contraseña, convirtiéndolo totalmente ilegible para cualquier tercero. Su nivel de confiabilidad es tal, que la DIAN lo establece como requisito para emitir documentos electrónicos como la Facturación o Nómina Electrónica, los cuales solo se pueden generar por medio de entidad de certificación digital o proveedores autorizados como Siigo.

La Nube para almacenar, pero también para proteger

Al mantener papeles en físico no solo se corre el riesgo de que se pierdan o dañen, sino que es más sencillo que cualquier persona tenga acceso a ellos. Al almacenar documentos en la Nube se cuenta con ventajas como delimitar quién y de qué forma se accede a cierta información privada.

“En el caso de Siigo Nube, software que brinda la posibilidad de reunir toda la información administrativa de un negocio, es posible ofrecer el máximo nivel de seguridad pues se apoya de los servidores de Microsoft Azure, los cuales están calificados por las instituciones gubernamentales de Estados Unidos como los más confiables, gracias a sus avances en protección de propiedad intelectual de los usuarios”asegura David Ortiz, CEO del Grupo Siigo para LATAM.

Códigos alfanuméricos para reconocimientos inequívocos

Existen infinidad de documentos que a simple vista pueden parecerse entre sí y confundirse fácilmente, tal es el caso de una factura o nómina que en muchos casos varía por detalles muy puntuales. En un mundo tan amplio como lo es el digital es muy probable que esto suceda, por lo que es fundamental disponer de instrumentos que identifiquen con facilidad cada archivo y no termine en las manos equivocadas.

Mecanismos de combinación alfanumérica como el CUFE o CUNE son utilizados para la generación de documentos electrónicos como facturas y nóminas electrónicas para identificar la información de forma inequívoca e individual, asegurando así exclusividad a cada transacción, por lo que no se presentará el caso de ver dos facturas o nóminas iguales.

Este se obtiene mediante el uso del one-way hash, un algoritmo que convierte mensajes o textos en una cuerda de dígitos.

Seguridad para todas las partes implicadas

Garantizar la integridad de la información en la web de punto a punto no es un asunto negociable y menos si se trata de documentos importantes y confidenciales. En la era digital entidades gubernamentales como la DIAN han adaptado recursos como el formato XML para evitar que la información que las empresas envían se vea vulnerada en el camino.

En el caso de la facturación electrónica, la información debe presentarse a la DIAN en un archivo XML para decodificarse utilizando únicamente un código específico para luego timbrarlo y sellarlo. Con este proceso se valida que la persona o empresa que envía la factura es real y que efectivamente esté inscrita en los registros.

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